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GRUPO DE PRÁTICA EM AUDITORIAS ISO 9001

Guia Sobre

Escrevendo Relatórios de Auditoria

1 - Introdução:

A cláusula 1.1 da ISO 9001 estabelece que uma organização precisa demonstrar sua abilidade de fornecer consistentemente, produtos que atendam as necessidades do consumidor e os requisitos regulatórios ou estatutários.   O relatório de auditoria, é uma ferramenta importante para demonstrar que a organização satisfaz os requisitos da ISO 9001.

ISO/IEC 17021:2006 "Determinação de conformidade. Requisitos para organizaçõs que desempenhem auditoria e certificação de sistemas de gestão" delineia os requisitos mínimos para os relatórios, mas não define um formato específico para os relatórios do sistema de gestáo ISO 9001.  Alguns setores, contudo, rquerem a utilização de formatos específicos de relatórios.  O formato e conteúdo de um relatório de auditoria pode variar dependendo do tamanho e natureza da organização sob auditoria.  Também depende dos objetivos e escopo da auditoria (por exemplo, se é uma auditoria de primeira parte, de segunda parte, de acompanhamento, etc)
Esse documento procura sumarizar uma vasta gama de experiências na preparação de relatórios de auditorias para atender às necessidades de todas as partes interessadas.

2 - Partes interessadas e suas necessidade

Apresenta-se a seguir exemplos de possíveis usuários das informações contidas nos relatórios de auditorias:

  • O Cliente da Auditoria

Alta Gerência / Conselho de Diretores

  • Órgão de Acreditação

Tomador de decisão da Acreditação

  • Órgão de Certificação

Tomador de decisão da Certificação

  • Equipe de Auditoria
  • Órgão Regulatório


Cada usuário pode necessitar de diferentes informações, portanto a estrutura do relatório de auditoria precisa ser variado para atender essas necessidades.  O relatório de fornecer a informação necessária e satisfazer as necessidades dos usuários de uma forma balanceada e agregar valor à auditoria.

Uma parte interessada pode precisar saber:

  • se o sistema está conforme com os requisitos aplicáveis
  • qualquer oportunidade para melhoria
  • quaisquer não-conformidades e áreas problemáticas
  • quisquer pontos fortes e ameaças
  • se o sistema de gestão avalia adequadamente os riscos associados com o atingimento e a manutenção da qualidade
  • informações para o planejamento de futuras auditorias
  • areas que requerem seguimento (follow-up)
  • informações adicionais necessárias para decisão relativa à certificação

 

3 - Esquema para os relatórios de auditorias

Um relatório de auditoria pode ser um único documento ou pode ser acompanhado ou fazer referência a outros documentos ou registros.  Nem todos os tópicos listados abaixo são aplicáveis a qualquer tipo de auditoria e a sequência de tópicos em relatórios específicos, pode variar.

A seguir é apresentada uma sugestão para ítens a serem incluídos em relatórios de auditorias:

a) INTRODUÇÃO
Esta seção do relatório deve referenciar os requisitos mandatórios da ISO/IEC 17021 (ver cláusula 9.1.1) e o guia dado na ISO 19011:2002 "Guia para a auditoria de sistemas de gestão da qualidade e / ou ambiental"
b) SUMÁRIO EXECUTIVO

Esta seção deve se concentrar em fornecer um sumário em relação à efetividade global do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), incluindo informações sobre

  • Os pontos fortes e as fraquezas do sistema de gestão
  • melhoria contínua, e
  • outros indicadores importantes de desempenho



Pontos destacados da auditoria devem ser objeto de comentários, bem como uma visão geral de quaisquer "findings"que representem não conformidades ou áreas problemáticas (que poderão se transformar em não-conformidades se não forem resolvidas adequadamente)

As conclusões da auditoria quanto à conformidade do SGQ da organização em relação à norma, objeto da verificação, incluindo quaisquer recomendações apropriadas.

Deve-se agradecer à Organização auditada, pela hospitalidade, cooperação e transparência.

C) ENVOLVIMENTO DA GERÊNCIA, OBJETIVOS E ALVOS


Esta seção deve incluir comentários sobre os processos da organização para determinar, estabelecer e comunicar as políticas e objetivos.  Deve cobrir a monitoração, a mensuração, o relato e a avaliação, tendo em conta aspctos chaves dos objetivos de desempenho. Deve-se incluir comentários apropriados relativo aos progressos da organização desde a última auditoria (embora para a certificação inicial, esta seção deve reconhecer que a organização ainda não desenvolveu um histórico suficiente)

D) AÇÕES TOMADAS EM RELAÇÃO A PROBLEMAS DE AUDITORIAS ANTERIORES


Esta seção deve comentar sobre a habilidade da organização para a determinação das causas raízes de problemas da qualidade, previamente identificados, conforme apropriado e a eficácia das ações tomadas para corrigir tais situações e prevenir a sua recorrência.   Também deve se comentar sobre a suficiência dos processos formais  da organização para as ações corretivas e preventivas.

Onde uma não conformidade tiver sido préviamente identificada, o relatório deve também fornecer comentário se foi restaurada a confiança na habilidade da própria organização em identificar não conformidades em potencial e na prevenção de que elas venham a ocorrer.

E) AUDITORIA INTERNA, REVISÃO PELA GERÊNCIA E PROCESSOS DE MELHORIA CONTÍNUA


Esta seção deve comentar sobre a oportunidade (timeliness) das auditorias internas, revisão pela gerência e processos de melhoria contínua, tendo em vista os riscos associados com a consecução e manutenção da qualidade.

Adicionalmente devem ser feitos comentários em relação as progressos da organização:

  • em suas ações planejadas visando a melhoria contínuas, e
  • em monitorar as informações relacionadas à satisfação dos consumidores e a percepção dos consumidores do desempenho da organização em relação à qualidade.

F) IMPACTO DE MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS (SE EXISTIREM)



Esta seção pode se aplicar a qualquer tipo de auditoria; é mais provável, contudo, que seja mais aplicável  a auditorias de acompanhamento e de recertificação do que a auditorias iniciais.  Os detalhes que devem ser registrados incluem o impacto das mudanças em, por exemplo, propriedade, instações e equipamentos, pessoal chave, sistemas de gestão, escopo da certificação, etc.

G) REQUISITOS DO SISTEMA E INTERRELAÇÕES DE FUNÇÕES, PROCESSOS E ÁREAS AUDITADAS


O cabeçalho (ou sub-ítens) desta seção do relatório, pode necessitar ser individualmente customisada para referir explicitamente, a funções específicas, áreas, processos, etc.   Por exemplo, vendas, galpões, treinamento e competência, percepcão do consumidor, satisfação, etc.

O que se segue, deve ser identificado nesta seção:

  • A norma de gestáo da qualidade usada como base da auditoria (por exemplo, ISO 9001, ISO/TS 16949, etc)
  • A situação que está sendo auditada
  • Os documentos principais e registros usados durante a auditoria, tais como:
    • Anotações
    • Planos de auditorias
    • História da auditoria
    • Audit trails

Esta seção pode ser usada para comentários sobre a conformidade do SGQ (ou parte dele) com os requisitos do Sistema, isso é, uma cláusula ou requisito específico da norma do SGQ

Similarmente esta seção pode ser usada para comentários sobre as interrelações do Sistema, ou seja, a maneira como os diferentes aspectos do SGQ da organização funcionam conjuntamente  com os impactos positivous ou negativos na habilidade do SGQ fornecer suas saídas, conforme programadas.

Tais comentários devem ser focados na eficácia das ligações entre os requisitos da norma e fatores tais como a política organizacional, objetivos de desempenho, quaisquer requisitos legais aplicáveis, responsabilidades, competência do pessoal, operações, procedimentos, dados de desempenho, resultados das auditorias e conclusões.

Os comentários sobre "Processos" serão, provavelmente, a maior parte do relatório, já que o SGQ é auditado, geralmente, processo por processo. Deve-se reportar o requisito específico da norma do SGQ para cada processo sendo coberto, tais como planejamento, objetivos dos processos, controle de documentos e registros, responsabilidades e autoridade, competência e comprometimento, identificação, rastreabilidade, medição, monitoração, calibração, controle de não conformidades, melhoria de processos, etc e deve focar os fatores do processo que ajudam ou prejudicam a consistência e / ou melhoria das saídas.

H) INSPEÇÃO NO LOCAL


Esta seção deve comentar sobre as condições do local que foi auditado e deve ressaltar qualquer condição adversa ou situações inusitadas observadas.

I) AVALIÇÃO DA CONFORMIDADE COM REQUISITOS LEGAIS, ESTATUTÁRIOS, REGULATÓRIOS E OUTROS, BEM COMO SOBRE A COMUNICAÇÃO


Esta seção deve comentar sobre:

  • sistemas da organização para a identificação dos requisitos legais, regulatórios ou da indústria, específicos e pertinentes às suas atividades
  • a metodologia para a avaliação periódica desses requisitos
  • o sistema de comunicação de quaisquer mudanças desses requisitos

J) EFICÁCIA CONTÍNUA DO SISTEMA DE GESTÃO


Esta seção deve apresentar uma avaliação geral da continuidade da eficácia do SGQ da organização e deve comentar se o "escopo de sua certficação"continua a ser relevante, adequada e  aplicável, depois de levar em consideração qualquer mudança pertinente, interna ou externa, que possa ter ocorrido desde a última auditoria  (esta seção pode não ser aplicável a auditorias iniciais)

K) UTILIZAÇÃO DE MARCAS  E / OU QUALQUER OUTRA REFERÊNCIA À CERTIFICAÇÃO


Esta seção deve registras as formas pelas quais a organização utiliza as marcas dos orgãos de certificação ou acreditação (por exemplo, em papeis de carta, literatura promocional ou viaturas) e deve realçar quaisquer preocupações em relação à forma em que estejam sendo usadas.

L) FATOS REQUERENDO ATENÇÃO ADICIONAL


Esta seção deve registrar quaisquer fatos que requeiram atenção adicional e (onde aplicável) datas para a finalização das ações planejadas, tais como não conformidades,  problemas que permaneçam após o fechamento de uma não conformidade, outras áreas de preocupação, etc.

M) AVISO


O relatório deve incluir um aviso informando que auditar é baseado num processo de amostragem da informação disponível e que consequentemente sempre existirá um elemento de incerteza presente nas evidências de auditoria, que podem se refletir nos resultados da auditoria.  Aqueles que se utilizam dos resultados da auditoria e em suas conclusões, devem estar conscientes dessa incerteza.

Deve ser também informado que as recomendações  da auditoria, serão objeto de uma revisão independente, antes que uma decisão final seja feita, considerando a concessão ou manutenção da certificação.

 


Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

OBSERVAÇÃO:

Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)

As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.

Disclaimer

This paper has not been subject to an endorsement process by the International Organization for Standardization (ISO), ISO Technical Committee 176, or the International Accreditation Forum (IAF).

The information contained within it is available for educational and communication purposes. The ISO 9001 Auditing Practices Group does not take responsibility for any errors, omissions or other liabilities that may arise from the provision or subsequent use of such information.















 


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