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Identificação de Processos

1- Distinção entre os conceitos de processo e de atividade

Se um auditado não pode distinguir entre os conceitos de um processo e de uma atividade, o auditor pode explicar, brevemente, as diferenças existentes, usando as diretrizes da ISO 9000:2000 (cláusula 2.4 e definição 3.4.1). O auditor deve ser capaz de se adaptar à situação do auditado. É responsabilidade do auditor, compreender o sistema e a abordagem do auditado.

Durante a auditoria, o auditor deve determinar se existe apenas um problema de deferença de terminologia, ou se existe uma lacuna, real, na implementação da abordagem por processos, por parte do auditado. Pode ocorrer a necessidade de emissão de um relatório de não conformidade (RNC), se o auditado não estiver implementando completamente o requisito estabelecido na ISO 9000:2000, cláusula 4.1. Se o problema for, apenas, de terminologia, não há necessidade do RNC, se todos os requisitos da cláusula 4.1 forem satisfeitos.

O auditado tem o direito de empregar sua própria terminologia, desde que os requisitos da norma sejam satisfeitos. O auditor deve, mentalmente, desenvolver uma referência cruzada para assegurar consitência e uma melhor compreensão da termilogia empregada.

2 - Um processo tem objetivos, entradas, saídas, atividades e recursos definidos

Se o auditado não compreende que um processo deve ter definidos (mas não necessáriamente mensuráveis) seus objetivos, entradas, saídas, atividades e recursos, o auditor deve tentar reformular as questões ao auditado, evitando o uso do jargão da qualidade, por exemplo, “Pode você, explicar a mim, suas operações aqui? Quais são os trabalhos básicos utilisados em seu departamento? Que informações você necessita para iniciar o seu trabalho? De onde ela vem? Quem recebe os resultados do seu trabalho? Como você sabe que você fez o seu trabalho corretamente? Etc..

Essas perguntas devem auxiliar o auditor a determinar se os processos (conforme a ISO 9000:2000) já estão definidos, tem entradas e saídas claras, objetivos e assim por diante.

3 - Processos devem ser analisados, monitorados e/ou medidos e aperfeiçoados

Se, após aplicar as técnicas de auditorias delineadas acima, existir uma ausência de registros ou de outras provas para demonstrar que os processos são analisados e/ou monitorados e/ou medidos e/ou aperfeiçoados, provavelmente existirá uma não-conformidade com parte da ISO 9001:2000, cláusula 4.1.

4 - O auditado/auditor considera que cada cláusula ou sub-cláusula da ISO 9001:2000 deve ser definida como um processo separado.

Se o auditor considera esse, a abordagem correta, ele deve referenciar os documentos relevantes da ISO (principalmente o documento do ISO/TC 176/SC2 N544 ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidande on the Concept and Use of the Process Approach), o qual indica, claramente, o contrário.

Se o auditado considera essa, a abordagem correta, recomenda-se que as técnicas delineadas na seção 2 acima, sejam usadas.

5 -É a abordagem por processo, conforme descrita na “Introdução” a ISO 9001:2000, um requisito da norma?

A descrição da abordagem por processo, na “Introdução” a ISO 9001:2000, é puramente informativa e não introduz qualquer conjunto adicional de requisitos por si só. A cláusula 4.1, especifica as etapas necessárias para implementar uma abordagem por processos, em relação aos processos do SGQ, a Nota à cláusula 4.1, fornecendo exemplos de processos necessários ao SGQ. As metodologias de auditorias devem ser orientadas, portanto, para a análise dos processos da organização.

Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

OBSERVAÇÃO:

Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)

As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.