Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001
Guia sobre:
Demonstrando Conformidade com a Norma
“Executando a auditoria em relação às cláusulas da norma” versus “Executando a auditoria nos processos do auditado”
Quando verificando conformidade com a norma, as listas de verificação de auditorias podem não ser suficientes
No final de uma auditoria, o auditor deve poder saber se todos os requisitos da norma foram satisfeitos, ou não.
Ao tentar mostrar conformidade com uma norma, as pessoas freqüentemente voltam a usar listas de verificação, onde um auditor pode checar os requisitos da norma, um por um, certificando-se que todos foram cobertos. Essa abordagem básica de preencher uma lista de verificação, é uma forma fácil de assegurar que todos os requisitos das normas foram verificados. Contudo, considerando a abordagem da ISO 9001:2000, executar uma auditoria a partir de uma lista de verificação genérica pode impedir o auditor de coletar evidências de uma interface efetiva entre processos.
Em algumas situações, afastar-se completamente de uma lista de verificações (ou de uma lista de perguntas) pode não ser possível, particularmente se a organização precisa fornecer evidência de conformidade com a norma para outras partes (por exemplo, órgãos regulatórios, etc).
É importante usar uma lista de verificação de forma apropriada, em ocasião apropriada, como uma ferramenta para se certificar dos requisitos da norma a serem cobertos.
O que é uma amostragem adequada?
Não existe uma fórmula matemática ou estatística para determinar o número correto de amostras a serem consideradas durante uma auditoria. Definindo o número de amostras (por exemplo, uma, cinco ou mesmo mais amostras de registros para um requisito em particular) a serem usadas para confirmar a conformidade com os requisitos, não é eficiente e não assegura a conformidade. Com certeza é fato que, aumentando o número de amostras, um auditor terá uma confiança maior em relação ao “status” atual de implementação do SGQ. Amostragem “adequada”, nesse contexto, refere-se a um grau de amostragem usada durante entrevistas “on site” e análise de registros , que fornecem um nível suficiente de confiança que o SGQ do auditado é implementado conforme descrito.
Amostragens para múltiplos “sites” ou amostragem para unidades organizacionais de uma companhia, são abordadas no Anexo II do “ IAF's Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62”, conjuntamente com o número requerido de auditores-dias no “site” e fórmulas de amostragens para múltiplos “sites”.
O auditor precisa realizar entrevistas e verificar registros e evidências durante a entrevista. O número de amostras a serem consideradas, depende da complexidade do processo sob auditoria e a qualidade da informação recebida do auditado durante a entrevista. Também é importante que o auditor mantenha a programação da auditoria, prevista no plano de auditoria. No final do dia, o auditor deve se sentir confortável com as amostras e com as evidências objetivas coletadas e consideradas como representativas, a fim de chegar a conclusões apropriadas relativa à implementação do SGQ.
Registrando informações de auditoria
A ISO 19011 e o “IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62” explicam o que um relatório de auditoria deve conter. Contudo, é importante que o relatório de auditoria, para o auditado, contenha apenas informações que lhe são importantes, como, por exemplo, informação sobre possíveis melhorias, observações positivas e não conformidades em relação à norma. Meramente reiterando ou explicando os requisitos da norma não é, provavelmente, o que o auditado está esperando.
Pode também ser um requisito para o auditor, demonstrar a seqüência na qual a auditoria foi executada. Usar as notas da auditoria é uma forma muito eficiente para o auditor registrá-la. A principal desvantagem de usar notas de auditoria, é que elas tendem a ser uma forma muito pessoal de registrar informações e os níveis de registro dos detalhes e o estilo das notas, variarão bastante, de um auditor para outro.
Uma lista de verificação pode assegurar uma certa uniformidade no desempenho dos auditores. Contudo, os auditores não devem nunca se esquecer de usar o seu tempo auditando e não preenchendo listas de verificação ou tomando notas.
Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
OBSERVAÇÃO:
Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)
As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.
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