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CONDUÇÃO DE AUDITORIAS

O conceito das auditorias "não-contábeis", ou seja, aquelas empregadas para verificar o cumprimento de determinados requisitos ou condições, começou a se tornar mais conhecida no final dos anos 60, quando a NRC (Nuclear Regulatory Commission), a Comissão Regulatória Nuclear dos Estados Unidos, publicou os chamados dezoito critérios. Esses dezoito critérios foram, posteriormente, condensados pela IAEA (International Atomic Energy Agengy), a Agência Internacional de Energia Atômica, naquilo que se convencionou chamar de treze critérios. Esses, na verdade, não eram critérios, mas sim capítulos ou seções de um "·"Code of Practices", Código de Práticas, documento que se propunha como base para a elaboração dos "programas de garantia da qualidade" para serem empregados, principalmente, nas atividades de construção das usinas nucleares dos países membros da Agência (o Brasil, incluído).

O objetivo desses documentos, era a garantia da segurança dos reatores nucleares, mas a prática mostrou que os seus conceitos, poderiam ser transpostos para todas aquelas atividades em que se desejasse obter um grau adequado de garantia que as mesmas estivessem em conformidade com requisitos especificados em outras normas, requisitos regulatórios, ou em contratos.

Por outro lado o British Standards Institution (BSI), publicou, em 1979, a primeira edição da série de normas de garantia da qualidade, BS 5750, destinada para uma utilização generalizada por parte de qualquer fabricante. O BS 5750 era considerada como uma norma de gestão, por que não somente especificava como se produzir, mas também como gerenciar o processo de produção.

Em 1987 a ISO, com base no BS 5750, emitiu a sua família de normas ISO 9000. Em 1984 passou por uma revisão e hoje está na versão ISO 9000:2000, sendo a norma básica a ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos.

Com a crescente conscientização dos indivíduos em relação à questão ambiental, resolveu-se também, dentro da ISO, criar-se uma norma para a gestão dessas questões e, como resultado, temos ISO 14001 - Sistemas da Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para o Uso.

Tanto a norma de gestão de sistemas da qualidade, quanto aquela dos sistemas de gestão ambiental, reconhecem a importância das atividades de auditoria, como uma ferramenta de gestão, para verificar a correta implementação das políticas de qualidade e/ou ambiental, materializadas através da implementação dos sistemas de gestão. Num esforço para compatibilizar, cada vez mais, as duas famílias de normas, a ISO desenvolveu, para os dois casos, um único documento normativo para a condução das auditorias e determinação da competência dos auditores. Essa norma é a ISO 19011 - Diretrizes para Auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade e/ou Ambiental.

Considerando-se que muitas organizações, hoje em dia, além dos requisitos de qualidade, devem atender a requisitos ambientais, podemos ter auditorias combinadas, ou seja, são avaliados os requisitos de qualidade e ambientais, conjuntamente. Na verdade, tem-se, hoje, o que se chama Sistemas de Gestão Integrados, no qual se integram a gestão da qualidade, ambiental, da saúde ocupacional, etc. Como conseqüência, quando duas organizações, com especialização distinta, se unem para fazer, por exemplo, uma auditoria combinada, temos uma auditoria conjunta.

De uma forma geral, as auditorias podem ser classificadas como internas ou externas. Auditorias Internas, são aquelas conduzidas pela própria organização (ou em nome dela), por pessoas independentes das atividades sob auditoria (auditorias de primeira parte).

Auditoria externas são aquelas realizadas por uma organização em uma outra. Podem ser chamadas de segunda parte, quando, por exemplo, uma entidade audita uma outra com a finalidade de, por exemplo, verificar se determinado contrato de fornecimento está sendo adequadamente cumprido. Auditorias de terceira parte são aquelas em que uma organização de auditoria independente, audita uma outra para fins, por exemplo, de certificação.

As auditorias devem ser conduzidas por pessoas competentes, num sentido amplo da palavra, incluindo, além do conhecimento das técnicas de auditoria e daquilo que está sendo auditado, características pessoais positivas, como integridade pessoal e objetividade. Além disso devem ser observados princípios tais como independência dos auditores (e da organização auditoria), das atividades e da organização auditada e das constatações de auditoria (os chamados "findings"), baseadas em evidências de auditoria, ou seja, em evidências objetivas, que possam ser demonstradas por documentos ou registros, por exemplo.

As auditorias, normalmente, fazem parte de um programa de auditorias, desenvolvido para um fim específico, como, por exemplo, o acompanhamento da execução de um contrato, acompanhamento de uma certificação, ou mesmo, no caso de auditorias internas, para se verificar a implementação de um sistema de gestão, da qualidade, ou ambiental. Uma exceção de auditorias que não fazem parte de um programa, são as chamadas "auditorias reativas", que se tornam necessárias para a avaliação de algum evento, importante, não previsto, como, por exemplo, um incidente em uma operação de usina nuclear ou de uma planta química, com resultados ambientais adversos e não previstos.

Os programas de auditoria devem contemplar o seu objetivo, a sua abrangência, as responsabilidades pelo seu gerenciamento e os recursos, inclusive de pessoal.

Cada auditoria dever se planejada individualmente. O passo inicial é a designação, pelos responsáveis pelo programa de auditorias, do líder da equipe. Em seguida devem ser definidos os objetivos, o escopo e os critérios da auditoria (critérios de auditoria podem ser conceituados com os padrões de aceitação para as atividades / processos a serem auditados). Com essas definições e constatada a viabilidade da auditoria, é feita a seleção da equipe de auditoria, levando-se em consideração as habilidades e conhecimentos necessários. Pode ser necessário que, à equipe, se agreguem especialistas para dar suporte em áreas específicas.

O passo seguinte é o contato inicial com o auditado, para a comunicação da auditoria e do seu escopo, o acerto de datas e locais e acesso à documentação do auditado, relacionada ao objetivo e escopo da auditoria. Essa documentação, se já não estiver de posse do auditor, pode, muitas vezes, ser obtida por meios eletrônicos. Anteriormente à disseminação dos computadores e da internet, muitas vezes parte do tempo gasto com a auditoria, era consumida com a verificação, nas instalações do auditado, dessa documentação, o que aumentava o custo e o desconforto, que, de alguma forma, é inerente a toda auditoria.

Com a revisão da documentação do auditado, pode-se chegar a uma conclusão inicial de que a mesma é adequada ou inadequada. No segundo caso, a auditoria pode até mesmo ser suspensa, até que as observações que venham a se feitas sobre essa documentação sejam levadas em consideração, visto que a documentação deve refletir a maneira da condução das atividades / processos do auditado.

Concluída a avaliação crítica da documentação, tem-se início a preparação do plano da auditoria em si. Vários fatores são considerados nesse plano, mas, basicamente é feita a escolha das pessoas da equipe responsáveis pela verificação de determinadas áreas e a preparação dos documentos de trabalho. Entre esses documentos de trabalho, o mais comum é a lista de verificação, que deve se basear nos critérios de auditoria, devendo ser considerada, contudo, apenas como um guia a ser seguido, com variações de rumo dependendo da evolução da auditoria e da sensibilidade do auditor. A lista de verificação, contudo, ajuda a preservar o curso e o ritmo da auditoria, em particular para auditores menos experientes. Os documentos de trabalho devem também prever a anotação das constatações da auditoria (positivas ou negativas), baseadas nas evidências da auditoria (evidências objetivas), que também devem ser registradas.

Com o plano da auditoria concluído, inicia-se a auditoria propriamente dita, nas instalações do auditado, com a reunião de abertura, ou inicial. Essa reunião tem por objetivo confirmar o objetivo da auditoria, apresentação das pessoas, acerto de horários, determinação dos canais de comunicação e eventual esclarecimento de dúvidas.

A fase seguinte é a da coleta de informações, ou o "trabalho de campo". Nessa fase, muitas vezes, é necessário utilizar-se critérios de amostragem e, portanto, deve-se levar em consideração as incertezas advindas dessa amostragem. Entre diversos processos, por exemplo, pode-se escolher o mais crítico deles; em atividades contínuas, pode-se escolher o que se passa numa mudança de turnos. Em determinadas situações (por exemplo, em usinas nucleares), em que haja algum representante permanente da organização auditora, no local da auditoria, a amostragem pode ser dirigida para situações que já se saiba, são mais susceptíveis a falhas. Essa coleta de informações pode se originar de várias atividades. Podem ser resultado de testemunho de processos ou atividades, repetição, pelo auditor, de determinadas tarefas, utilizando-se os critérios de aceitação originais e cotejando-os com aqueles obtidos pelo auditado (auditoria de produto) e entrevistas. Deve-se observar que, sempre que possível, possíveis dúvidas possam ser esclarecidas nessa fase. De qualquer forma é sempre importante lembrar-se que quisquer constatações de auditoria, avaliadas de acordo com os critérios da auditoria (padrões de aceitação), devem ser devidamente anotadas, com as evidências de auditoria (evidências objetivas), que as suportam e de uma forma bastante clara.

Findo o processo de coleta das informações, a equipe de auditoria passa a preparar as conclusões da auditoria. Essa fase é, na verdade, uma reunião da equipe de auditoria, com o objetivo de repassar as constatações de auditoria, chegar a um consenso quanto às mesmas, se for o caso. É uma reunião preparatória da reunião final, com o auditado, quando as constatações, que podem consistir em não-conformidades com os critérios da auditoria (que se baseiam em requisitos pré-aprovados) ou em constatações positivas. Na norma da NBR ISO 19011 (6.5.6 c)) é dito que nessa fase também se preparam recomendações, se especificado pelos objetivos da auditoria. Essa recomendação, na verdade, só se aplica em casos de consultoria, em que uma entidade ajuda na implementação de um sistema de gestão de uma outra. Em outras situações a atitude de um auditor deve ser como a de um fotógrafo, que apenas registra os fatos e os aceita ou os rejeita, com base nos critérios da auditoria. Se for feita alguma recomendação, que venha a ser aceita e, implementada, resulte em algum tipo de falha, o auditor (e, por conseqüência, entidade que o emprega) passa a ser co-responsável pelo erro, perdendo a autoridade que um auditor deve ter. Isso é particularmente verdadeiro no caso de auditorias regulatórias (auditorias executadas por agências governamentais, com o poder de legislar).

A etapa seguinte é a reunião de encerramento (reunião final), da equipe de auditoria com o auditado. Essa reunião deve ser conduzida pelo auditor-líder e consiste na apresentação e discussão das constatações da auditoria, de tal forma que eventuais mal-entendidos ainda existentes, sejam desfeitos e de forma que o auditado compreenda perfeitamente as conclusões. Quando apropriado pode ser negociado, ainda que preliminarmente, um cronograma para a implementação de ações corretivas ou preventivas que vierem a se fazer necessárias.

Terminada as atividades no auditado, cabe ao auditor-líder providenciar que seja redigido o Relatório da Auditoria, preciso, claro e conciso. Esse relatório deve conter informações tais como o objetivo e escopo da auditoria, identificação do cliente da auditoria (se for o caso), a relação da equipe de auditoria e das pessoas, do auditado, contatadas nas diversas etapas e locais visitados pelos auditores. A parte principal do relatório são as constatações da auditoria, que devem indicar, claramente, os critérios da auditoria que eles não atendem (se for o caso) e as evidências de auditoria (evidências objetivas) que suportam tais constatações. Como conseqüência dessas constatações e com referências a elas, pode ser feita uma relação das não-conformidades encontradas e, se for o caso (como, por exemplo, em auditorias regulatórias), exigências de prazo para as ações corretivas e preventivas, tendo-se em vista, sempre, o acordado na reunião de encerramento.

Com a emissão do relatório, encerra-se a auditoria. Contudo, algumas vezes, dependendo da natureza das ações corretivas ou preventivas a serem executas, pode ser necessária uma auditoria de seguimento. Em alguns casos, essas ações de seguimento podem vir a ser incluídas em planos de auditorias, constantes do programa de auditorias, ainda a serem conduzidas.

Embora não tenha sido tocado nessa descrição rápida do processo de auditoria, existem outros detalhes que devem ser considerados, conforme apropriado. Assim sendo, se o idioma dos auditores e auditados forem diferentes, devem ser tomadas medidas que assegurem perfeita compreensão entre as partes. Com certeza, devido à natureza do trabalho, um intérprete não será factível, sendo necessário, portanto, que pelo menos a equipe de auditoria seja capaz de se comunicar no idioma do auditado. O caso contrário pode facilitar algumas práticas de contra-auditoria. Também deve ser dada a consideração devida a assuntos confidenciais e a eventuais segredos industriais, o que implica em um elemento a mais na seleção da equipe de auditoria.

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