Grupo de Práticas de Auditorias ISO 9001
Guia sobre:
Auditando “competência” e “efetividade das ações tomadas”
A informação seguinte é fornecida para dar diretrizes aos auditores, executando auditorias de certificação, na compreensão dos requisitos da cláusula 6.2.2 da ISO 9001:2000, relativos a “competência” e “efetividade das ações tomadas”, por exemplo, treinamento.
Esses requisitos são auditados, usualmente, como parte de uma auditoria do processo de execução de um produto e não isoladamente. Contudo, deve-se reconhecer que algumas organizações possuem processos distintos para gerenciamento de recursos humanos, onde a maioria das evidências necessárias, podem ser encontradas.
Este documento identifica atividades típicas, desenvolvidas pela organização, para assegurar a competência de seu pessoal e para avaliar a efetividade das ações tomadas para a manutenção dessa competência. Orienta, também, os auditores em relação aos tipos de evidências que eles devem buscar, com exemplos, onde apropriado.
Para satisfazer os requisitos de competência / efetividade da ISO 9001:2000, uma organização, tipicamente, necessitará fazer o seguinte:
· Identificar as competências necessárias para as pessoas que executam trabalho que afeta a qualidade;
· Identificar que pessoas, já executando algum trabalho, têm a competência requerida para fazê-lo;
· Decidir que requisito de competências adicional é necessário;
· Decidir como esse tipo de competência adicional deve ser obtida – treinamento de pessoal (interno ou externo), treinamento teórico ou prático, contratação de pessoal novo com a competência exigida, relocação de pessoal competente, já existente, para trabalhos diferentes;
· Treinar, contratar ou realocar pessoas;
· Avaliar a efetividade das ações tomadas para satisfazer as necessidades, de competência;
· Avaliar, periodicamente, a competência do pessoal.
Durante o processo, requer-se que a organização mantenha registros apropriados da educação, treinamento, habilidades e experiência. Contudo, a ISO 9001:2000, não especifica como esse processo deve ser estabelecido, ou a natureza exata dos registros a serem guardados.
Auditando a conformidade da organização com os requisitos de competência e de avaliação de treinamento, um auditor verificará, tipicamente, se os seguintes pontos são considerados:
1 – Uma organização precisa identificar que competências são necessárias para o pessoal que desempenha algum trabalho, que afete a qualidade.
Diretriz: o objetivo do auditor deve ser o de determinar se existe uma sistemática, na organização, para identificar essas competências e para verificar que essa sistemática é efetiva. O resultado do processo pode ser uma lista, registros, banco de dados, um plano para os recursos humanos, um plano para desenvolvimento de competências, contratos, planos para o produto ou projeto, etc.
Devem ser feitas, inicialmente, discussões com a alta direção, para assegurar que ela entende a importância de identificar as competências requeridas. Essas discussões podem, também, ser uma fonte potencial de informações relacionadas com atividades ou processos, novos ou modificados, que podem levar a requisitos diferentes de competências na organização.
Uma avaliação de competências também pode ser necessária quando uma nova concorrência ou contrato estiver sendo considerado. Evidências sobre o fato podem ser encontradas em registros relacionados. Requisitos de competência podem estar incluídos nos documentos contratuais, onde atividades de subcontratados possam ter um impacto nos processos, nas características ou qualidade do produto, ou ambas;
Os auditores precisam determinar se a organização identificou novas necessidades, ou modificações de competência, durante as auditorias de acompanhamento.
2 – É designado pessoal competente para aquelas atividades nos locais de trabalho, necessárias para controlar as características de qualidade dos seus processos e produtos?
Diretriz: Verificar se algum tipo de processo de avaliação é utilizado para assegurar que as competências são apropriadas para as atividades da organização e que o pessoal selecionado, como competente, efetivamente demonstram essa competência. Além disso, o processo deve assegurar que quaisquer deficiências estejam sendo tratadas e que a efetividade do pessoal está sendo mensurada. Verificar se as atividades que afetam a qualidade são desempenhadas por pessoas selecionadas por sua competência. Evidência pode ser obtida através de auditoria, com a ênfase nos processos, atividades, tarefas e produtos onde a intervenção humana possa ter um impacto maior. O auditor pode avaliar descrições de trabalhos, atividades de testes ou inspeção, acompanhar atividades, verificar registros de análises feitas pela gerência, definições de responsabilidades e autoridades, registros de não conformidades, relatórios de auditorias, reclamações de clientes, registros de validação de processos, etc.
3 - A organização necessita avaliar a efetividade das ações tomadas para satisfazer os requisitos de competência.
Diretriz: A organização pode usar várias técnicas , incluindo “role-play”, “peer review”, observações, avaliações de registros de treinamento e empregos e / ou entrevistas (ver ISO 19011, Tabela 2, para maiores exemplos). A adequação de algum método em particular, de avaliação, dependerá de muitos fatores. Por exemplo, registros de treinamento podem ser avaliados para verificar se um curso de treinamento foi concluído com sucesso (deve ser notado, contudo, que apenas isso não fornece evidência que o “trainee” é competente). Contudo, este mesmo método pode não ser aceitável para avaliar se um auditor trabalhou satisfatoriamente durante uma auditoria. Pode ser necessária uma observação, um “peer review”, entrevistas, etc. A organização pode necessitar demonstrar a obtenção da competência de seu pessoal por meio de uma combinação de educação, treinamento e/ou experiência no trabalho.
4 – Manutenção da competência
Diretriz - O auditor necessita verificar se alguma forma de processo, para o efetivo acompanhamento da manutenção da competência existe e está sendo empregada. Formas de fazê-lo incluem um processo de desenvolvimento profissional contínuo (tal com aquele descrito na ISO 19011), avaliações de desempenho periódico do pessoal e do seu desempenho, ou inspeção, teste ou auditorias regulares de produtos pelos quais indivíduos ou grupos são responsáveis. Mudanças contínuas nos requisitos de competência podem indicar que uma organização age de forma proativa na manutenção dos níveis de desempenho de seu pessoal.
Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
OBSERVAÇÃO:
Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)
As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.
