Grupo de Práticas em Auditoria ISO 9001
Guia sobre:
O papel e o valor da lista de verificação na auditoria
Introdução
Este documento provê informações sob o papel e o uso de listas de verificação para dar um suporte efetivo ao processo de auditoria.
Embora o documento seja dirigido, primariamente, para organizações de auditoria externa (incluindo organismos de certificação), a informação pode também ser utilizada por qualquer organização efetuando auditorias internas.
Necessidade das listas de verificação
Verificando a norma atual de auditorias, ISO 9011, vê-se que a mesma faz referências a “preparando documentos de trabalho” no cláusula 6.4.3. O que se segue é um extrato dessa cláusula:
“ Convém que os membros da equipe de auditoria analisem criticamente as informações pertinentes às suas tarefas de auditoria e preparem, se necessário, documentos de trabalho para referência e para registro dos progressos da auditoria.
Tais documentos podem incluir:
· listas de verificação e planos de amostragem de auditoria, e
· formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações da auditoria e registros de reuniões.
O uso de listas de verificações e formulários não deve restringir o alcance das atividades de auditoria, que podem mudar como resultado das informações colhidas durante a auditoria.
O uso das listas de verificação nas auditorias
Embora nem sempre requeridas nas normas dos sistemas de gestão, as listas de verificação são apenas uma das ferramentas disponíveis na “caixa de ferramentas do auditor”. Muitas organizações as utilizam para assegurar que a auditoria, no mínimo, tratará dos requisitos definidos no escopo da auditoria.
Vantagens:
A literatura disponível no mercado observa o seguinte, em relação ao uso das listas de verificação em auditorias:
1 - As listas de verificação, se desenvolvidas para uma auditoria específica e usadas corretamente:
· Promovem o planejamento para a auditoria;
· Asseguram uma abordagem consistente na auditoria;
· Servem como um plano de amostragem e de um gestor do rítmo da auditoria;
· Servem como lembretes; e
· Fornecem um repositório para as observações colhidas durante o processo de auditoria (notas de campo)
2 - As listas de verificação podem ser desenvolvidas para fornecer ajuda durante o processo de auditoria;
3 - Os auditores precisam ser treinados para o uso de uma lista de verificação, em particular, e instruídos para obter o máximo de informações, pela utilização de uma boa técnica de argüição;
4 - As listas de verificação podem ajudar um auditor a ter um melhor desempenho durante o processo de auditoria;
5 - As listas de verificação ajudam a assegurar que uma auditoria seja conduzida de uma forma sistemática e abrangente e que evidências adequadas sejam obtidas;
6 - As listas de verificação, podem proporcionar estrutura e continuidade a uma auditoria e podem assegurar que o seu escopo esteja sendo atendido;
7 - As listas de verificação podem proporcionar um meio de comunicação e um espaço para registrar dados para referência futura;
8 - Uma lista de verificação, completada, proporciona evidência objetiva que a auditoria foi executada;
9 - Uma lista de verificação pode fornecer um registro que o SGQ foi examinado;
10 -As listas de verificação podem ser usadas como uma informação básica para o planejamento de auditorias futuras; e...
11 - As listas de verificação podem ser fornecidas ao auditado antes da auditoria.
Desvantagens
Em contraposição, quando as listas de verificação não estão disponíveis, ou foram mal preparadas, os seguintes aspectos negativos podem ser notados:
1 . A lista de verificação pode ser considerada como intimidadora, pelo auditado;
2 . O foco da lista de verificação pode ser muito limitado, em seu escopo, impedindo a verificação de áreas específicas com eventuais problemas;
3 . As listas de verificação são uma ferramenta para auxiliar o auditor, mas podem ser muito restritivas se usadas como único mecanismo de suporte para o auditor;
4. As listas de verificação não devem ser utilizadas como substitutas do planejamento da auditoria;
5. Um auditor inexperiente pode não ter a habilidade de comunicar, claramente, o que ele (ou ela), está buscando, se depender, fortemente, das listas de verificação para o seu questionamento;
6 . Listas de verificação deficientes podem diminuir o ritmo de uma auditoria, devido a duplicações ou repetições;
7 . Listas de verificação genéricas, que não refletem o sistema de gestão organizacional específico, podem não agregar valor à auditoria, podendo, eventualmente, interferir com a mesma;
8 . Listas de verificação com o foco muito restrito, podem minimizar a avaliação do SGQ
Conclusão
Existem vantagem e desvantagens na utilização de listas de verificação nas auditorias. Isso depende de muitos fatores, incluindo as necessidades do cliente, restrições de tempo e de custos, experiência do auditor e o tipo de requisitos do setor sob auditoria. Os auditores devem considerar uma lista de verificação, como uma ajuda valiosa no processo de auditoria considerando o seu uso, como o de uma ferramenta funcional.
Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
OBSERVAÇÃO:
Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)
As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.
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