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Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001Guia sobre :Auditando a Política da Qualidade, Objetivos da Qualidade e a Avaliação pela Gerência
1. Auditando a Política da Qualidade A política da qualidade e sua implementação efetiva somente podem ser efetivamente avaliadas, com base no conjunto dos resultados de uma auditoria. Os métodos de auditoria devem incluir:
Os auditores precisam verificar se os objetivos globais de qualidade da organização foram definidos, se eles refletem a política da qualidade, são substancialmente coerentes, alinhados e compatíveis com os objetivos gerais do negócio, incluindo as expectativas dos consumidores. Se esse não for o caso, os auditores devem se aprofundar mais na avaliação do comprometimento da Alta Gerência com a qualidade. O atendimento dos objetivos da qualidade, precisam ser mensuráveis e documentados. Não existe nenhuma maneira especificada de identificar ou documentar os objetivos da qualidade, visto que os mesmos podem estar contidos em planos de negócios, resultados de avaliações da gerência, orçamentos anuais, etc. É tarefa dos auditores de determinar se os objetivos da qualidade estão documentados adequadamente. Os auditores devem conseguir evidências da maneira pela qual os objetivos da qualidade são adequadamente disseminados através da estrutura e processos da organzação, ligando os objetivos estratégicos gerais aos objetivos da administração e às atividades operacionais específicas. Recomenda-se que os objetivos da qualidade, documentados, sejam examinados durante o estágio de verificação da documentaçào, quando da condução da auditoria. Antes do final da auditoria, os auditores devem estar convencidos, que os objetivos da qualidade são realistas e relevantes e que a organização proveu ao pessoal responsável, os recursos necessários para atingir os seus objetivos. Evidências a esse respeito devem ser obtidos em todos os níveis da organização. Os objetivos da qualidade não são estáticos e devem ser atualizados tendo em vista o clima dos negócios e a busca pela melhoria contínua. Os auditores devem verificar que o desempenho global da organização reflita os objetivos da política da qualidade e que atendam, razoavelmente, aos objetivos da qualidade. Os auditores devem ter em mente que o atendimento dos objetivos da qualidade podem ser medidos de forma quantitativa ou qualitativa. Eles devem se lembrar, tambem que existe uma ligação clara entre os aspectos dinâmicos da avaliação da política da qualidade', os objetivos da qualidade e o comprometimento da organização com a melhoria contínua.
A ISO 9001:2000 requer que a Alta Administração avalie o SGQ da organização em intervalos planejados, para garantir a sua contínua adequação e efetividade. A avaliação pode ser conduzida em reunião separada, mas isso não é um requisito da Norma. Existem muitas formas pelas quais a Alta Administração pode avaliar o SGQ, tais como recebendo e revisando um relatório gerado pelo representante da administração ou por outras pessoas, comunicação eletrônica, ou como parte regular de reuniões da gerência, nas quais questões tais como orçamento e metas também sejam discutidas. A avaliação pela gerência é um processo que deve ser conduzido e auditado utilizando-se a abordagem por processos. A cláusula 5.6.2 da ISO 9001 especifica os "inputs" para o processo da revisão pela gerência e os tópicos que devem ser incluídos. Contudo esses não são os únicos aspectos que podem ser incluídos na avaliação. Eles podem não ser considerados individulamente ou simultâneamente, mas como parte de um processo global de avaliação do negócio. Os auditores devem estar cientes que os "inputs" podem tomar muitas formas, como relatórios, gráficos de tendências e outros. Como saídas do processo de avaliação da gerência, deve existir evidências de decisões relativas a:
As saídas não se referem apenas às melhorias ou modificações, mas podem incluir decisões de outros aspectos importante, tais como planos para a introdução de novos produtos. Registros de análises da gerência são requisitos, mas o formato dos mesmos não está especificado. Minutas de reuniões são os tipos de registro mais comuns, mas registros eletrônicos, gráficos estatísticos, apresentações, etc., podem se constituir em formas aceitáveis de registros. O processo de análise da gerência pode também incluir elementos de planejamento do SGQ, onde modificações de processos e sistemas estão sendo considerados. Quando esse for o caso, os auditores devem avaliar se os pontos abaixo, foram considerados ou não:
O processo de avaliação da gerência não deve ser um exercício executado apenas para satisfazer os requisitos da Norma e os auditores; deve ser uma parte integral dos negócios e dos processos de gestão da organização. A análise global da gerência é um processo complexo, conduzido em diversos níveis da organização. É sempre um processo de mão dupla, iniciado pela Alta Direção com "inputs" de todos os níveis da organização. Essas atividades podem variar desde reuniões das unidades organizacionais, diárias, semanais ou mensais, a simples discussões ou relatórios. Os auditores deve buscar por evidências que as entradas ("inputs") e saídas do processo de avaliação da gerência são consistentes com o tamanho e complexidade da organização e são utilizados para melhorar o negócio (ou o SGQ). Os auditores devem considerar, também, como a gerência da organização é estruturada e como o processo de avaliação da gerência é utilizado dentro da estrutura da organização Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites: OBSERVAÇÃO: Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)
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