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Grupo de Práticas em Auditorias

 Guia Sobre:

 Auditando a efetividade da auditoria interna

1 - Introdução

 As organizações em busca de um SGQ adequado e efetivo precisam conduzir auditorias internas para se assegurar que o SGQ funciona como se pretende e que o mesmo identifica links fracos no sistema, bem como  identifica, também, oportunidades, em potencial, para melhorias.  A auditoria  interna age como um mecanismo de retroalimentação para a alta direção;  as auditorias intenas proporcionam à alta direção e outras partes interessadas a garantia de que o sistem atende os requisitos da ISO 9001:2000.  A maneira como o processo das auditorias internas é gerenciado, é um fator chave para se assegurar a efetividade do SGQ.

2 - Requisitos e Orientação

1. A NBR ISO 9001:2000, em sua cláusula 8.2.2, estipula:

8.2.2 Auditoria Interna

"Um programa de auditoria deve ser planejado, levando em consideração o estado e a importância dos processos e áreas a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores"

 A intenção desse requisito é focar o program de auditorias internas naqueles processos e áreas onde a história passada indica a existência de problemas, ou onde existe a possibilidade deles já estarem ocorrendo, ou a probabilidade de vir a ocorrer (devido à natureza do processo, em si).  Esses problemas podem resultar de fatos tais como fatores humanos, problemas do próprio processo, sensibilidade das medições, mudanças nos requisitos do cliente, mudanças no ambiente de trabalho e outros.

Os processos com altos níveis de risco de deficiências ou não conformidades, devem ter prioridade no programa de auditorias internas.

Atenção especial deve ser dada a processos onde o alto nível de risco é influenciado por fatores tais como

- consequências severas de falhas na capacidade do processo:

- insatisfação do cliente

- não conformidade com requisitos regulatórios e estatutários, do produto ou dos processos

2 - NBR ISO 9004:2000, cláusula 8.2.1.3

"A alta administração deve assegurar o estabelcimento de um processo efetivo e eficiente de auditoria interna, para avaliar as forças e as fraquezas do SGQ.  O processo de auditoria interna age como uma ferramenta gerencial para avaliação independente de qualquer processo ou atividade.  O processo de auditoria interna provê uma ferramenta independente para ser usada na obtenção de evidência objetiva de que os requerimentos existentes  são atendidos, desde que a auditoria interna avalie a efetividade e eficiência da organização"

 Esse guia da ISO 9004, enfatiza a necessidade do uso eficiente dos recursos, na condução das auditorias internas.  (Observe que esse guia da ISO 9004 não é um requisto auditável para uma avaliação de implantação da ISO 9001)

 3 -Orientações para a auditoria

Quando auditores de terceira parte examinam processos de auditoria interna, eles devem avaliar aspectos tais como: 

- as competências requeridas e efetivamente aplicadas na auditoria;

- a análise de risco executada pela organização, no planejamento das auditorias internas;

- o grau de envolvimento da gerência no processo das auditorias internas;

- as orientações fornecidas pela ISO 19011 (embora a ISO 9001:2000 não exija que qualquer organização utilize a ISO 19011); e

- a forma como os resultados do processo de auditoria interna são usados pela organização para avaliar a efetividade do seu SGQ e para identificar oportunidades de melhorias.

 Um auditor de terceira parte precisa:

 a) avaliar a abordagem da organização para identificar áreas críticas e outros parâmetros;

Por exemplo, se a organização identificou:

• os processos que são críticos para a qualidade do produto;

• os processos mais complexos, ou aqueles que requerem atenção especial'

• os processos que precisam ser validados;

• os processos que precisam de uma monitoração constante de seus parâmetros'\;

• as suas atividades de monitoração e medição que exigem calibração ou verificação frequente;

• as atividades e processos que ocorrem em multiplas localidades ou exijam trabalhos intensivos;

• os processos onde ocorreram problemas ou que envolvam risco

• indicadores de desempenho que definam as medidas de efetividade e eficiência e se essas medidias estão de acôrdo com os objetivos e metas globais da organização

A organização usa as informações acima  na determinação da frequência da auditoria de tais processos e atividades?

b) avaliar a competência dos auditores internos e das equipes de auditoria da organização;

Deve existir evidência que a organização:

• identificou os requisitos de competência para seus auditores internos;

• proporcionou treinamento adequado;

• estabeleceu um processo para monitorar o desempenho de seus auditores internos e equipes de auditoria;

• inclui pessoal, em suas equipes de auditoria, com conhecimentos específicos do setor auditado ( de forma tal que eles possam identificar a possibilidade de desvios num processo ou atividade específca que possa levar a uma consequência significativa na qualidade do produto)

 Também deve ser feita uma avaliação se os auditores internos estão cientes dos riscos inerentes na confiança nos resultados do processo de auditoria, se eles:

• falham na consideração de algo que é important para o resultado da auditoria;

• selecionam um critério de amostragem inadequado;

• ponderam, inadequadamente, as evidências coletadas; e

• desviam do plano de auditoria e dos procedimentos internos de auditoria

c) avaliar o planejamento das auditorias:

A organização deve ser capaz de maximizar o uso dos recursos disponíveis durante a condução das atividades de auditorias internas.  Tal fato pode ser facilitado pela adoção de uma abordagem baseada no risco, para o planejamento da auditorias internas

Deve ser verificado se a organização (através do seu processo de auditorias internas) levou em conta o uso da abordagem por risco no desenvolvimento de um plano de auditorias internas, a fim de assegurar um uso efetivo e eficiente de recursos.  Também devem ser considerados os riscos  inerentes de falhas da própria auditoria e da minimização dos resultados das auditorias; e

A organização deve ter um processo para se utilizar dos resultados de auditorias anteriores no planejamento das auditorias internas futuras.

d) procurar por evidências que a organização implmentou um programa de auditorias internas efeti

Levando os fatores acima em consideração e avaliando se o processo de auditorias internas está resultando em melhorias tangíveis do SGQ,  o auditor de terceira parte, deve ter condições de formar um julgamento se a organização implementou um programa efetivo de auditorias internas e se os resultados das auditoria internas fornecem evidências para a análise da efetividad do SGQ.

Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

OBSERVAÇÃO:

Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)

As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.