Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001
Guia sobre:
Como auditar a alta direção
Reconhecendo que auditar a alta direção é um fato, às vezes complexo, este documento fornece um guia para essa categoria de auditoria.
Os auditores devem procurar envolver a alta geração com a auditoria, isto é, convidá-la a abrir e fechar as reuniões, prever tempo suficiente, e em horário, a ela conveniente, no plano de auditoria, para entrevistá-la, discutir, com ela, os resultados da auditoria, buscar evidência de seu comprometimento, etc. É importante colocar o foco da atenção, não apenas no gerente da qualidade, mas, também, na alta direção da organização
O auditor deve considerar as atividades da alta direção como processos e auditá-los como tal.
Estágio de Planejamento
O auditor precisa identificar os processos da alta direção, e
a) entender a organização e sua estrutura gerencial, através da revisão de informações tais como organogramas, relatórios anuais, planos de negócios, perfil da companhia, “press releases”, sites da web, etc.;
b) prever, no plano de auditorias, a coleta de informações relevantes, relativas ao comprometimento da alta direção, diretamente, ou através de entrevistas com essa alta direção;
c) entender a cultura da organização e de sua alta direção, a fim de determinar o seu impacto no plano da auditoria – e fazer os ajustes necessários;.
d) fazer com que o auditor se apresente de forma tão profissional quanto possível, incluindo o uso do tipo de vestuário condizente com a organização (informal, formal, etc.)
e) combinar o horário da entrevista com a alta direção, para garantir a conveniência desse horário e a pontualidade
Um auditor, com experiência limitada de auditoria, não deve ser designado para entrevistar a alta direção.
Conduzindo a auditoria
Métodos comuns para avaliar o comprometimento da alta direção, são:
1 – Entrevistas com a alta direção
O auditor pode, utilizando-se de terminologia de negócios, adequada para a alta direção, colocar questões relevantes que:
a) busquem a evidência do conhecimento e comprometimento da alta direção com a qualidade e com a sua relevância para os objetivos gerais da organização e de seu sistema de gestão;
b) estabeleçam evidência da conformidade com os requisitos da ISO 9001, referentes à responsabilidade da direção.
2 - Colecionando e corroborando evidências
O auditor / equipe de auditoria deve, constantemente, procurar por oportunidades para corroborar as respostas recebidas da alta direção, quando entrevistada; isso inclui:
a) a disponibilidade e a relevância de políticas e objetivos;
b) a existência de relação entre a política e os objetivos;
c) a obtenção de evidências que essas políticas e objetivos são efetivos e compreendidos por toda a organização;
d) a determinação de que as políticas e objetivos são apropriados para a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade e para a obtenção da satisfação co cliente;
e) a determinação de que a alta administração está envolvida nas atividades de análise pela gerência.
Entrevistas adicionais e a coleta de evidências podem ser necessárias para fornecer a corroboração necessária.
A equipe de auditoria deve assegurar que qualquer evidência adicional, do comprometimento da alta direção, seja agregada às já existentes.
O auditor / equipe de auditoria deve analisar a evidência obtida, para garantir que a informação é completa e precisa o suficiente para a devida confiança nas conclusões obtidas.
Relatório da Auditoria
Os auditores devem preparar os seus relatórios de auditoria de forma a torná-los apropriados para apresentação à alta direção das organizações. Pode ser adequado apresentar um sumário executivo de cada relatório de auditoria, para apresentação a essa alta direção e a outros setores importantes, interessados, da organização. O sumário executivo deve destacar os resultados principais, positivos e negativos e identificar as oportunidades de melhorias.
Este documento é uma tradução livre daquele produzido pelo “ISO 9001 Auditing Practices Group” (Grupo de Práticas em Auditorias ISO 9001) e é apresentado, apenas, como informação em português. Os documentos originais, bem como apresentações do Grupo de Práticas de Auditorias podem ser obtidos, na sua versão original, em inglês, nos sites:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
OBSERVAÇÃO:
Este documento não é adotado formalmente pela International Organization for Standardization (ISO) , Comitê Técnico ISO 176, ou pelo Forum Internacional de Acreditação (IAF)
As informações nele contidas estão disponíveis para propósitos educacionais e de comunicação. O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001, não possui nenhuma responsabilidade por quaisquer erros, omissões ou outras responsabilidades que possam advir do uso das informações contidas neste documento.
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